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10 Oct 2019

Full-Time ASSISTANT(E) DE DIRECTION – ASSISTANT(E) COMPTABLE

Agence Universitaire de la francophonie Port Vila, Efate

Job Description

Sous l’autorité du Directeur de l’Antenne, l’Assistant(e) de direction-Assistant(e) comptable est en charge de la gestion administrative et financière de l’activité de l’antenne de l’Agence universitaire de la Francophonie basée à Port-Vila, Vanuatu.

Il/elle organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Secrétariat/Administration/finances

  • Organiser et gérer les rendez-vous, les réunions et les déplacements
  • Effectuer le reporting de son activité
  • Gérer les bons de commande dans PRIMA, compte de fiducie
  • Concevoir et rédiger des courriers, rapports et notes liés à la direction
  • Rédiger les rapports financiers des apports externes et internes de l’AUF
  • Préparer des supports d’information pour les réunions
  • Organiser les déplacements du responsable ou des membres de l’équipe
  • Transmission des décisions, des notes de service, des contrats en interne et en externe
  • Conception et rédaction de courriers, rapports et notes liés à la direction.

Tâches financières et comptables

  • Préparer les bulletins des salaires des personnels de l’antenne
  • Préparer les chèques de paiement des factures
  • Suivre et contrôler les opérations comptables et financières dans le cadre établi des plans de contrôle des dépenses et des recettes
  • Préparer des rapports financiers des dépenses
  • Classer et archiver les justificatifs des opérations financières et comptables par ordre
  • Participer à l’élaboration du processus de dialogue budgétaire et contribuer à son l’élaboration
  • Participer aux travaux de clôture mensuelle et annuelle des livres comptables
  • Participer à la rédaction du rapport financier des apports externes et internes de l’AUF.
  • Informer le directeur de l’état du budget
  • Veiller à l’enregistrement quotidien des mouvements sur compte bancaire et de caisse dans les différentes monnaies utilisées
  • Assurer les relations avec les établissements bancaires, effectuer les conciliations bancaires et les demandes d’alimentations des comptes
  • Préparer les demandes d’autorisation de dépenses
  • Gérer la petite caisse
  • Assurer les règlements aux organismes sociaux et fiscaux et veiller au respect des délais.
  • Effectuer les opérations de suivi comptable du budget
  • Participer aux travaux de clôture mensuelle et annuelle des livres comptables
  • Tenue des dossiers administratifs et comptables
  • Présenter des tableaux de bord comptables et financiers sur base régulière

QUALIFICATION ET COMPÉTENCES REQUISES

Formation

  • Diplôme universitaire de premier cycle en comptabilité-gestion ou autre domaine pertinent

Expérience

  • Jeune diplômé issue d’une formation dédiée
  • Expérience avérée dans un contexte international, multi-sites et multiculturel constitue un atout supplémentaire

Compétences

  • Compétences organisationnelles et administratives
  • Maîtrise des principaux outils bureautiques
  • Parfaite maitrise de la langue française lue, écrite et parlée
  • Sens de l’initiative et capacité à travailler sous pression
  • Esprit d’équipe, dynamisme et disponibilité
  • Aisance relationnelle et bonne communication

CONDITIONS

Lieu: Port-Vila, Vanuatu

Date limite d’envoi des candidatures: 25 octobre 2019

Date d’entrée en poste: 1er novembre 2019

Job Expired 26/10/2019

Job Categories: Office & Administration. Job Types: Full-Time. Salaries: 1,000,000-1,500,000.

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